29. Naar een centraal eindgebruikerssysteem in Brocade

29.1. Inleiding

Dit document is gemaakt naar aanleiding van een open vraag, of een centraal beheerd lenersbestand in Brocade wel mogelijk is. De voordelen van dit idee liggen voor de hand : niet alleen kunnen verschillende bibliotheken profiteren van elkaars data, men kan ook dienstverlening uitbreiden over de grenzen van een bibliotheek heen.

Verschillen in reglementen gooien evenwel wat roet in het eten:

  • De indeling in lenersklassen verschillen van de ene bib tot de andere en de uitleenvoorwaarden zijn ook niet steeds dezelfde.
  • Een bibliotheek wil zijn ‘kudde’ niet uit het oog verliezen en het concept ‘lokale leners’ moet dus blijvend herkenbaar zijn. Ook op gebied van metingen en statistieken zijn er wensen en verzuchtingen, zowel op lokaal als op globaal vlak.
  • Financieel wil een lokaal bestuur er meestal wel een eigen beheer op na houden. Zo moet de term ‘openstaande schuld van een lener’ ook lokaal traceerbaar blijven.
  • Er bestaan ook nog structuren tussen een lokale bibliotheek en een eengemaakt bibliotheeksysteem, zij het op provinciaal of regionaal niveau. Aangrenzende besturen kunnen afspraken maken over een eengemaakte bibliotheekpas, over het innemen van elkaars boeken en zelfs over floating collections, en zo een consortium vormen, dat toch wat meer met elkaar deelt.

Een centraal lenersbestand onder de vorm van een eindgebruikerssysteem, dat alle andere eingebruikerssystemen vervangt, lost dan ook niet zomaar alle problemen op die zich stellen.

29.2. Analyse van de bestaande gegevens

De bestaande gegevens die in de Brocade lenersfiche worden bijgehouden, kunnen worden verdeeld in drie kampen :

  • De gegevens die best centraal worden bijgehouden, over alle bibliotheken van Vlaanderen heen.
  • De gegevens die lokaal worden beheerd.
  • De gegevens die zowel centrale als lokale betekenissen hebben.

29.2.1. Lenersgegevens die best centraal worden beheerd

  • Meldingen aan leners (klaarstaande reserveringen, …)
  • E-mail adres
  • Validatie van het e-mail adres
  • Type record (human bvb.)
  • Naam, voornaam
  • GSM nummer
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Taal
  • Adresgegevens

29.2.2. Lenersgegevens die lokaal worden beheerd

  • Hernieuwen
  • Geldigheidsdatum lenerskaart
  • Aanwezigheid noteren
  • NNT
  • Eindgebruikersklasse
  • Basisinstelling
  • Ouder-kind relaties
  • IR gegevens
  • Financiële gegevens (deposito, kredieten, bankrekening nr, mandaten, …)

29.2.3. Lenersgegevens die zowel centraal als lokaal een betekenis kunnen hebben

  • Openstaande schulden
  • Info voor bibliotheekmedewerkers
  • Bevriezen
  • Statistische code
  • Identificatienummers
  • Noot voor de eindgebruiker
  • Tekst voor publiekscatalogus
  • Statuscodes
  • Authenticatiegegevens

29.3. Centraal bestand met lokaal erfbare eigenschappen

Laat ons eens het volgende scenario bedenken

Bibliotheek ZAA, ZAB en ZAC hebben een overeenkomst, namelijk boeken mogen worden teruggebracht in de drie bibliotheken en schulden mogen worden verrekend in de vestiging naar keuze. ZAA, ZAB en ZAC werken in een eengemaakt leensysteem. Bibliotheken ZBA en ZCA werken onafhankelijk. Men wil de krachten bundelen voor een centrale lenersadministratie. Denken we hierbij dat in ZAA,ZAB en ZAC een lener tot de juniorklasse behoort vanaf 14 jaar, terwijl dit in ZBA en ZCA pas vanaf 15 jaar is.

Waarschuwing

Een eengemaakt lenersbestand is enkel mogelijk als de nummers op de gebruikte lenerspassen geen conflicten met elkaar hebben.

De opzet in Brocade kan er dan zo uitzien :

  • Maak een eindgebruikerssysteem ‘ZA’ die de leners bevat van de instellingen ZAA, ZAB en ZAC. Hierbij krijgen zij respectievelijk de basisinstellingen ZAA, ZAB en ZAC.
  • Maak een eindgebruikerssysteem ‘ZB’ exclusief voor bibliotheek ZBA.
  • Maak een eindgebruikerssysteem ‘ZC’ exclusief voor bibliotheek ZCA.
  • Maak een (centraal) eindgebruikerssysteem ‘CA’.
  • Ken aan de gebruikerid’s in Brocade de toegang tot de eindgebruikerssystemen ‘ZA’, ‘ZB’, ‘ZC’ en ‘CA’ toe, naargelang men wenst dat deze mensen de data kunnen wijzigen. Zo kan men perfect aan iemand uit ZAB de bevoegdheid geven om de lokale en centrale gegevens te wijzigen, terwijl zijn/haar collega enkel de lokale data kan beheren.

Wijzigingen in de software:

  • Breid de meta-informatie van een eindgebruikerssysteem uit met een veld ‘wordt centraal beheerd in systeem :’ (1)
  • In het scherm ‘Beheer van de eindgebruikers’ :
    • Zorg voor een extra veld ‘wordt beheerd door ‘, indien (1) is ingevuld.
    • Zorg onderhuids dat de data die wordt getoond deels uit de centrale databank komt.
    • Zorg ervoor dat wijzigingen aan de centrale data enkel kunnen als het personeelslid toegang heeft tot eindgebruikerssysteem ‘CA’. In het andere geval zijn deze data enkel raadpleegbaar.
    • Zorg ervoor dat macro’s die de basisinformatie ophalen van een eindgebruiker worden aangepast, zodat ze transparant kunnen omgaan met het onderscheid tussen centraal en lokaal beheerde elementen.
  • Voor de leenadministratie verandert er niets : de uitleningen en dergelijke gebeuren steeds onder de eindgebruikers id van het ‘lokale’ systeem.
  • Leendrukwerk en alle andere ‘gevolgen’ van de uitleen volgen de lokale euser id’s. Daar waar nodig, wordt de centrale data transparant opgehaald.
  • Er is dus nooit sprake van verdubbeling van de data.
  • Via centaur operaties kan men eventueel gecontroleerd data overnemen van een centraal lenerssysteem.
  • Leen- en eindgebruikersstatistieken kunnen in twee versies komen : de lokale en de globale statistieken.